Банковите документи се съхраняват по видове в отделни папки и най-често в хронологичен ред. Изборът се извършва от служителя, отговорен за формирането на документация. Специална комисия се занимава с унищожаването на изтекли документи.
Съхранението на банкови документи се извършва както от самите банки, така и от организациите, които държат сметките. Редът на съхранение в една институция може да се различава леко от реда на съхранение в друга.
Как се съхраняват банковите документи в организациите
Документите от банката, които са в организацията, потвърждават извършването на парични операции и се отразяват в счетоводните регистри. Мястото на тяхното съхранение е счетоводният отдел, чиито служители могат да разделят всички документи по вид в отделни папки в контекста на сметките и банките. Ако предприятието има няколко текущи сметки, тогава се създава отделна папка за всяка, ако валутна сметка, тогава валутата на сметката е посочена на корицата и гръбчето. Хронологичният ред се използва за записване на извлечения за всяка сметка. Всяко извлечение има свързващо вещество, състоящо се от платежни документи и обосновки за плащане за всеки ден на транзакцията.
Създава се отделна папка за платени фактури. Документите за валутен контрол се съхраняват в отделни папки, където можете да намерите цялата информация за работа с валутни сметки. Става дума за паспорти на транзакции, сертификати за потвърждение на извършена работа или услуги, сертификати за валутни сделки и други. Ако обемът на документацията е малък, ще има достатъчно регистри, посочващи номера на документа, сумата и датата.
Как се съхраняват документите в търговските банки
Тези институции съхраняват документи, потвърждаващи финансово-икономическата дейност на банката и сетълмент и платежни документи на клиенти. Отговорността за тях е на мениджъра и главния счетоводител. Както хартиените, така и електронните документи подлежат на съхранение. Хартиените се съхраняват в специално хранилище, за достъп до което трябва да получите специално разрешение. Разрешението трябва да бъде подписано от главния счетоводител или негов заместник.
Подаването на мемориална документация се извършва ежедневно, за това се създава отделна папка, в която документите също се съхраняват в хронологичен ред. Подборът се извършва от служител, който отговаря за правилното формиране на финансовата документация. Другите папки се състоят от финансови книжа в брой и документи, отразяващи информация за депозити на клиенти. Документите, съдържащи информация за операции с благородни метали, се съхраняват в отделни папки.
Необходимостта от поставяне на определени видове документи в различни папки се дължи на факта, че всяка хартия има свой собствен срок на годност. Това се отнася и за съхранението на документи в електронна форма. За унищожаването на документи с изтекъл срок на съхранение се съставя специална комисия, чиито членове преглеждат всяка хартия и след това попълват специален акт, който потвърждава, че документи с изтекъл срок на съхранение са били унищожени.
