Условията за съхранение на договорите, сключени от предприятието, не се регулират от индустриалните стандарти и норми, така че често възниква въпросът как да се избегне загубата им и да се организира правилното съхранение и отчитане. Най-разумното решение на този въпрос би било издаването на корпоративен акт на конкретно предприятие, който ще определи процедурата за подготовка, сключване и съхранение на тези документи.
Инструкции
Етап 1
Ако вашата компания работи много с организации на трети страни и броят на сключените договори е значителен, тогава има смисъл да поверите тяхното съхранение на офиса или офисния отдел. Това е доста удобно, тъй като в офиса се регистрират всички документи, подписани от ръководителя и изпратени от изпълнители. След регистрацията на изпълнения договор, служителите на офиса трябва да направят необходимия брой копия и да ги разпространят на отговорните изпълнители и да съхраняват оригиналите на документите на специално определено място.
Стъпка 2
Ако вашата компания е малка и нямате канцеларски отдел, както и отговорен служител, тогава важни, но рядко използвани договори, например за наем или покупка на недвижими имоти, има смисъл да останете в правния отдел заедно с учредителните и правните документи на дружеството. Счетоводният отдел, който прави изчисления по тях, трябва да предостави копия от тези договори. На същото място, в счетоводния отдел, магазин и договори за доставка, услуги и извършване на работа като един от видовете първична счетоводна документация, изискващ контрол на сетълменти, условия на плащане или постоянни периодични плащания (сметки за комунални услуги, комуникации).
Стъпка 3
Във всеки случай всички договори трябва да имат своя собствена, вътрешна регистрация и на всеки от тях трябва да бъде присвоен номер, с който ще бъде вписан в електронния регистър на договорите. Този дневник може да се направи в електронни таблици на Excel. В допълнение към електронния дневник е необходимо да се води регистър на издаването на тези споразумения на хартиен носител, който да отразява кога и на кого от отговорните изпълнители е бил връчен оригиналът на споразумението. Този дневник трябва да съдържа полета за подпис на отговорния изпълнител, потвърждаващи факта на получаване и предаване на договора за съхранение.
Стъпка 4
Опишете процедурата за работа с договори в Правилника за процедурата за подготовка, сключване и съхраняване на договори и я одобрете от ръководителя на предприятието.
