Документацията на предприятието трябва да се поддържа в ред. За да улесните намирането на необходимия договор за доставка на стоки сред други бизнес документи, струва си да създадете отделен рафт или папка за тях. Но не само. Самите договори също трябва да бъдат рационализирани.
Инструкции
Етап 1
Съберете всички договори, които искате да подредите, и ги оценете. Обърнете внимание колко често се сключват и с кои партньори. Това ще ви помогне да изберете как да класифицирате документите.
Стъпка 2
Ако има много партньори, методът за поръчване на договори до датата на сключването им е по-подходящ. В случай, че за дълъг период от време се сключват договори с едни и същи фирми, те могат да бъдат групирани в отделна категория (папка) от контрагентите. И в някои случаи е достатъчно само да подредите договорите по азбучен ред по имената на фирмите партньори.
Стъпка 3
Който и метод да изберете, имайте предвид, че обемистите папки са много неудобни за използване. Прегледайте договорите и премахнете тези, които са изтекли от общия стек. Създайте отделна папка за тях. Такива договори най-често се подхождат само от време на време; те не се изискват в ежедневната работа.
Стъпка 4
Когато подреждате договори в хронологичен ред, спазвайте общите принципи на поддържане и съхраняване на записите. В тези папки, които често се използват, наскоро сключени договори са разположени в горната част. По-долу са документи с по-ранна дата на създаване. При подаване в архива, напротив, първият трябва да е отгоре, а най-скоро сключеният договор да е отдолу.
Стъпка 5
Използвайте маркери, маркери, маркери и други канцеларски материали, за да разделите визуално една категория от друга. Уверете се, че тези разделители са ясно видими в папката. Това значително ще улесни търсенето на необходимите документи.
Стъпка 6
След като всички договори за доставка на стоки са изложени в папка по подходящ начин, не забравяйте да съставите регистър на документите. Поставете го на корицата или го поставете в папка върху всички договори. Оставете празни редове в системния регистър. Когато инвестирате нов договор, въведете информация за него в регистъра.
