За хора, далеч от счетоводството, е трудно да разберат радостта на счетоводител, който най-накрая е успял да балансира баланса! Защо възникват ситуации, когато активите и пасивите не могат да се сближат по никакъв начин и защо е необходимо те да се сближат?
ABC на счетоводителя
За да управлявате ефективно бизнеса и да вземате правилните управленски решения навреме, трябва да проследявате бизнес процесите и текущите бизнес операции в текущото време. За целта данните от първичната документация се групират в счетоводни сметки, защо тези данни се систематизират, анализират и ръководството на предприятието е в състояние да направи заключения относно резултатите от своите усилия.
Счетоводството се основава на принципа на двойно записване: всяка бизнес транзакция трябва да бъде отразена в Дебит и Кредит на сметки, т.е. придобиванията трябва да бъдат равни на разходи. Не може да се случи по друг начин, тъй като средствата преминават от едно състояние в друго, но те не могат да възникнат от нищото и да изчезнат безследно. Именно на този принцип се изгражда цялата счетоводна система и самото понятие „баланс“означава равенство, когато се спазва това правило.
Всяка стопанска операция засяга две счетоводни сметки: ако средствата се получават в касата, трябва да се посочи източникът на тяхното получаване; Когато тези средства се изразходват, категорията на разходите се отразява в счетоводството: дали това е плащане към доставчика, заплата на служител или данъчни плащания - за всеки от тях има категория в Плана на сметките. Освен това принципът на двойното вписване изключва възможността за счетоводна грешка: ако се случи, салдото не може да бъде събрано.
Как да открия грешки в счетоводството?
Всички счетоводни грешки са два вида: умишлени и неволни, но по-често от други се допускат следните системни грешки:
- по време на първоначалното счетоводство, когато транзакциите се записват в счетоводството без подходящи документи;
- при ненавременна регистрация.
- при съставяне на грешни записи. В този случай счетоводните данни се изкривяват;
- при оценката може да бъде свързано с нарушения в правилата за първично счетоводство, изчисляването на размера на амортизационните отчисления;
- специфични грешки могат да възникнат при неизправност на компютрите, при използване на неправилни счетоводни програми, при внезапно прекъсване на електрозахранването, при въвеждане на зловредни компютърни програми в системата.
Във всички случаи най-ефективният метод за откриване на грешки в счетоводството е извършването на инвентаризация, когато действителното салдо се съгласува със счетоводството. В този случай е възможно да се разкрият фактите за неправилна регистрация на ценности и кражба. Провеждането на помирение с контрагентите относно пристигането и потреблението на инвентарни предмети също ще помогне.
Когато ръчно съставя баланса, опитен счетоводител може „на око“да вижда неправилни транзакции, както и да проследява движението на средствата по дебитни и кредитни сметки. Освен това е полезно да се приложи методът на логически контрол, със създаването на „контролни точки“, стойностите на които в правилното отчитане трябва да съвпадат.
