Преди изготвянето на годишните финансови отчети се извършва много подготвителна работа. В края на отчетния период всички оперативни сметки се закриват, проверява се коректността на вписванията по синтетични и аналитични сметки, извършва се опис на имуществото и пасивите и се затварят дневниците за поръчки и главната книга.
Инструкции
Етап 1
Главната книга се отваря ежегодно. Всеки ред от книгата съответства на определен месец, всеки акаунт има свой собствен спред. Кредитните обороти се прехвърлят в главната книга всеки месец, разпределени по сметки за дебитиране. Освен това той записва общите обороти на дебита. След като всички суми са въведени, те проверяват дали оборотите по дебит и кредит са еднакви. Ако равенството е нарушено, трябва да търсите грешка при прехвърлянето на данни от списания за поръчки или записи в тях.
Стъпка 2
След проверка на данните салдата на дебита и кредита се показват за всички сметки. Не забравяйте обаче, че активните акаунти имат дебитно салдо. Той се изчислява като сума от началния дебитен баланс и дебитния оборот, след което от него се приспада кредитният оборот. Пасивните сметки имат кредитно салдо. Установява се, както следва: салдото по кредита в началото на месеца плюс оборотния заем минус дебитния оборот.
Стъпка 3
В допълнение към равенството на оборотите, при попълване на главната книга трябва да се спазва равенство на сметките, т.е. общото салдо на всички дебитни сметки трябва да бъде равно на общото кредитно салдо по сметките. Ако се спазва това равенство, съществуващите кредитни и дебитни салда се прехвърлят в баланса.
Стъпка 4
Информацията от дневниците за поръчки се прехвърля в главната книга, започвайки от кредитния оборот, т.е. първо, общата сума на оборота по кредита на списанието се записва в колоната „Оборот на кредит“. Тези суми се изписват отделно и тъй като има записи на отделни суми в дебита на сметки, съответстващи на кредита на сметката, посочен в дневника на поръчките, те постепенно се приспадат. Тази процедура за попълване дава възможност да се следи за коректността на вписванията по сметки в главната книга, тъй като сумата, отразена в кредита на една сметка, задължително трябва да бъде равна на сумите в дебита на съответните сметки.
