Сред бизнес събитията на компанията, презентацията е специално събитие. Това е бизнес рекламен празник, чиято същност е представянето на организацията и важните факти от нейния живот: „раждане“, положителни промени, създаване на нови продукти (услуги). Продължителността на презентацията може да бъде различна: едното събитие се нуждае от 10-15 минути, второто два или три часа, а третото "отнема" работната седмица. Независимо от продължителността на презентацията, ключът към нейния успех е задълбочената подготовка на церемонията.
Инструкции
Етап 1
Ясно дефинирайте целите и приоритетите на презентацията: например създаване на имидж, привличане на нови клиенти, нови партньори (инвеститори, доставчици, потребители), информиране за иновации, установяване на връзки с обществеността, властите и т.н. Основното е да привлечете вниманието на целевата аудитория, да я заинтересувате, да покажете правилно перспективите.
Стъпка 2
Определете основната идея (идея, концепция) на презентацията. Определете място, дата и час за събитието. По-добре е да провеждате презентации (с продължителност 1, 5-2 часа) след обяд. Коктейл или бюфет - в края (с продължителност 1-2 часа). Подгответе предварително покани. Те не трябва да са безлични - отнасяйте се до конкретни лица. Посочете в съобщенията мястото, часа, програмата за представяне, списък на участниците, забележителности (адрес) и транспортни маршрути.
Стъпка 3
Подгответе висококачествени и по възможност различни печатни рекламни материали: съобщения за пресата, листовки, брошури, брошури, каталози. Тематични щандове, таблети за компанията (например за годишния оборот, география на продажбите, повишено обучение на служители, партньори, публикации за компанията в пресата) са подходящи и желани на презентацията. Мостри от продукти, монитори с видеоклипове, поставени във фоайето, ще съживят събитието.
Стъпка 4
Разработете сценарий за празника. Събитието обикновено се открива и домакинства от служител на компанията. Това може да е ръководителят на PR или маркетинг. Способността да говори, да притежава публиката е задължителна за такъв човек.
Разработете сценарий според оптималната за фирмата схема. Тя може да включва:
- среща на участниците;
- представяне на ръководителите на компанията на гости и (или) интересни лица-гости на всички присъстващи;
- показване на кратък (до 12 минути) видео филм за организацията с истории, свързани с новините, целта и идеята на презентацията;
- кратки съобщения (до 5 минути) от представители на компанията (не повече от петима души) по въпроси, които са потенциално интересни за участниците - с демонстрация на продукти, представяне на услуги (в действие, в оформления, слайдове, мултимедиен дисплей);
- отговори на представителите на фирмата домакиня на въпросите на гостите;
- речи на гости: коментари, поздравления, пожелания;
- предаване на гости на сувенири, маркови рекламни материали;
- провеждане на неформална част от презентацията - банкет (бюфет маса) с развлекателна програма (по преценка).
Стъпка 5
Помислете върху всички компоненти на „финалния акорд“. Най-удобният за контакти е "стоящ" бюфет, когато поканените могат свободно да се движат и да комуникират помежду си. По правило програмата за представяне завършва с наздравица за почетния гост. От името на всички присъстващи той изразява своята благодарност към организаторите с пожелания за успех и просперитет на тяхната институция.
