Бизнес кореспонденцията е неразделна част от работния процес. Необходимо е да се съставят съобщения, така че в случай на публикуване да не се налага да се изчервява за свободна сричка и грешки. Писмото до бизнес партньори трябва да съдържа поздрав, да бъде написано до точката и да завършва с подробен подпис.
Инструкции
Етап 1
Ако не знаете кога получателят ще прочете писмото, напишете в поздрава „Здравейте“или „Добър ден“.
Стъпка 2
Изберете стандартен шрифт и черни букви. Многоцветните думи не са лесни за четене, отвличат вниманието и не ви позволяват да разберете същността на текста. Ако искате да откроите фраза, напишете: „Обръщам внимание, че …“
Стъпка 3
Позовавайте се на лицето по име, а на началника - по име и бащино име. Преди да се свържете, напишете „Уважаеми …“Бизнес кореспонденцията може да се качи на масата на директора, така че е по-добре да избягвате умалителни и разговорни изрази.
Стъпка 4
Когато се обръщате към партньора си, напишете думите „ти“, „ти“, „твоя“с главна буква. Ако писмото е адресирано до няколко души, използвайте малки букви.
Стъпка 5
Следващият текст трябва да бъде написан правилно, с прости изречения, без използването на думи, които може да не са известни на партньора. Ако текстът съдържа технически термини или чужди изрази, не забравяйте да ги дешифрирате.
Стъпка 6
Започнете писмото си с изложение на същността на проблема и след това задайте въпроси от интерес.
Стъпка 7
Опитайте се да се побере в 1/3 лист A4 в 12 вида. Обемистите съобщения са трудни за възприемане, не се четат до края или се пропускат цели изречения. Ако трябва да общувате много, разделете информацията на няколко букви или прикачете файл с подробно описание. Ако информацията е важна за получателя, той определено ще отвори прикачения файл.
Стъпка 8
В края на вашето бизнес писмо напишете „Поздрави, собствено и фамилно име“. Ако кореспонденцията е по електронна поща, напишете подпис, който ще придружава всички съобщения. Посочете следната информация: - фамилия, име, ако е необходимо - бащино име; - длъжност; - име на организацията; - адрес; - телефонен номер - работен и мобилен; - допълнителна информация - лозунг, желание и др., Ако е предоставена от корпоративния стил.
