Служебното писмо е основният елемент на бизнес кореспонденцията. Положителният имидж на компанията зависи от грамотността на съставения документ. Бизнес писма се пишат от секретари и помощник-ръководители на компанията.
Съставяне на бизнес писмо
Писането на бизнес писмо непременно има за цел: да предложи сътрудничество, да увеличи продажбите на организацията, да ускори процеса на плащане на стоки, да предяви искове, да благодари за нещо, да сключи сделка, да поздрави. Писмото трябва да бъде съставено с конкретна цел и да бъде изразено колкото е възможно повече в него. Не забравяйте да разберете подробностите за компанията, до която ще изпратите писмото. Трябва да знаете максимума за потенциалния партньор.
Често компаниите изпращат много писма, предлагащи стоки или услуги, но в същото време има минимум информация за адресатите. Това е основната грешка на всички начинаещи бизнесмени. В крайна сметка за получателя на писмо винаги е по-приятно да знае, че към него се обръща лично. Адресирането на човек по име е в основата на успешното писмо за продажба например. И дори да не знаете името на адресата, във всеки случай не можете да напишете позицията на човека в съкратен вариант, когато се позовавате на него.
Дизайн на бизнес писмо
В идеалния случай всяка компания има собствена марка. На него е изготвено служебно писмо. Бланката винаги съдържа името на организацията, действителното и законното местоположение, контакти, уебсайт, имейл адрес, лого и друга информация за организацията. Маржове на бизнес писма: отдолу, отгоре, отдясно и отляво имат стандартни размери. Лявото поле е 3 см, тъй като всички документи се изпращат в картотеката. Десен поле - 1,5 см. Вдлъбнатина отгоре и отдолу: 1 см.
Всяко бизнес писмо започва с кратко и запомнящо се заглавие в средата. Заглавието със сигурност ще разкрие съдържанието на текста. Заглавката на бизнес писмото съдържа: името на компанията получател с пълното име, както и позицията на лицето получател (в горния десен ъгъл). Горният ляв ъгъл под заглавката е място за посочване на регистрационния (изходящ) номер на писмото и датата. Ако бизнес писмо е написано като писмо за отговор, трябва да посочите на кой документ отговаря това писмо. Заглавието на служебно писмо се посочва след датата и номера на документа. Подписът на подателя е посочен в края на писмото. Освен това трябва да се напишат пълното име и длъжността.
Ако писмото съдържа някакви финансови данни за компанията, тогава подписът на главния счетоводител също трябва да бъде в долната част. Редът на подписите е следният: първо, подписът на генералния директор, а под него главният счетоводител. Също така, в края на писмото, официалният печат на организацията се поставя върху подписа. Times New Roman 12-ти размер и единични интервали е стандартът за официална бизнес кореспонденция. Обичайно е бизнес писмото, което е сериозно предложение, да се изпраща по пощата, а не по факс или електронна поща. Куриерът лично доставя писмото на управителя или секретаря. Такова писмо трябва да бъде доставено в голям фирмен плик, който се отпечатва с типографски метод. Всичко това работи за създаване на благоприятен имидж на компанията.
