Служебните писма трябва да се разграничават от личната кореспонденция. Към тяхното писане трябва да се подхожда с особено внимание. Темата на такива писма остава актуална в момента. Те са насочени един към друг от партньори, работодателите към служителите и обратно. Съществуват редица правила, от които не трябва да се отклонява при писането на бизнес писма.
Необходимо е
- - документи на предприятието;
- - подробности за адресата;
- - целта на съставянето на писмото.
Инструкции
Етап 1
В горния десен ъгъл на служебно писмо, като правило, трябва да напишете фамилията, собственото име, бащиното име и длъжността на лицето, към което е адресирано. Ако има кореспонденция между различни компании, тогава е необходимо да се посочи юридическият адрес на компанията, където ще бъде изпратено писмото.
Стъпка 2
В средата на листа напишете апел до адресата. Не забравяйте да се обърнете с уважение към лицето (лицата), на което искате да предадете каквато и да е информация. Според правилата в този ред не се допускат съкращения, така че това трябва да се вземе предвид.
Стъпка 3
Съдържанието на бизнес писмото трябва да започне с въведение, събитията, довели до възникването на определена ситуация. След това трябва да посочите основната цел на писмото, според което се съставя. Това може да бъде покана, например, за изложба, поздравления за всяка важна дата, съболезнования, търговска или друг вид оферта, искане за някаква информация, отговор на подобно писмо, отправяне на искания за нещо, искания за всякакви въпроси и много други цели, които ви накараха да напишете бизнес писмо.
Стъпка 4
След като опишете целта, обобщете резултатите, които бихте искали да получите, като изпратите бизнес писмото до адресата. Например, ако поканите партньора си да се запознае с появата на нови продукти, резултатът може да бъде написан по следния начин: „Надявам се (надявам се), че ще оцените качеството на новите продукти.“
Стъпка 5
Към писмото е необходимо да прикачите документи, ако това е посочено в текста на служебното писмо. Ако сте предложили предложение за нов продукт, предоставете на адресата ценоразпис и представяне на стоките.
Стъпка 6
Като правило е необходимо да завършите бизнес писмо с думите: "Искрено", след това да посочите позицията на лицето, от чието име е написано, неговото фамилно име, инициали. Общоприето е телефонният номер за контакт, адресът на местонахождението на компанията и адресът на електронната поща да бъдат посочени.
