Бизнес кореспонденцията изисква деликатност, особено когато става въпрос за писма до доставчика, тъй като причината за обжалването може да бъде неизпълнение на задължения не само от негова страна, но и от страна на вашата организация.
Инструкции
Етап 1
Ако за първи път се свързвате с доставчик с намерение да поръчате стоки от него, използвайте стандартния формуляр за рекламация на организацията. Ако това изявление не е публикувано по електронен път на уебсайта на организацията, напишете писмо в свободен стил.
Стъпка 2
В случай на поръчка на няколко вида продукти в различни количества, направете поръчката под формата на таблица, посочваща името, артикула, цвета на продукта, ако е необходимо. Запишете задълженията за плащане на поръчаните стоки, предоставете на доставчика подробности за вашата организация, въз основа на тези данни доставчикът ще изготви договор. В края на писмото изразете надеждите си за по-нататъшно взаимно изгодно сътрудничество.
Стъпка 3
Ако писмото ви до доставчика се отнася до неправилното му изпълнение на договорните му задължения, закъсняла доставка на стоки или стоки с неправилно качество, клас или тип, използвайте фразите „Информираме ви с това писмо …“, „Информираме ви… . Ясно посочете причината, поради която не можете да приемете изпратения артикул. Обърнете се към договора или заявлението за договор, което посочва колко единици и какъв вид стоки е трябвало да ви изпрати доставчикът. В този случай за доставчика ще бъде по-лесно да поправи грешката си.
Стъпка 4
Ако писмото ви се отнася до невъзможността да платите за стоките в рамките на срока, определен от договора, уведомете доставчика за това в най-нежната, но в същото време официална форма. Използвайте фразите „Извиняваме се за забавянето на плащането …“, „Поради настоящите обстоятелства не можем да платим сметките преди …“.
Стъпка 5
Кажете на контрагента кога точно възнамерявате да му изплатите дълга и че това задължение ще бъде гарантирано изпълнено от вашата организация. В края на писмото изразете надежда, че този епизод няма да повлияе на вашето дългосрочно партньорство.
