Подготовката и предаването на делата в архива е неразделна част от работния процес. Регистрацията им започва в организацията от момента на подаване на документите и завършва с прехвърляне в архива в края на календарната година или периодите на съхранение. В някои случаи файловете се съхраняват повече от една година. Те включват например документи, свързани с досиетата на персонала.
Инструкции
Етап 1
За да не отнема много време процедурата за подаване на дела в архива, трябва да следвате правилата за тяхната регистрация по време на текущия работен процес. Когато прехвърляте дела в архива за постоянно или временно съхранение, трябва да зашиете документи, номера, да изготвите окончателен надпис, ако това е предвидено в работни инструкции, както и да съставите вътрешен опис.
Стъпка 2
В същото време името на организацията или предприятието, индексът в съответствие с номенклатурата на делата, датата на откриване и приключване на делото, както и периодът на съхранение са посочени на заглавната страница на предавания файл в архива.
Стъпка 3
Документите, които трябва да се архивират, се съхраняват в отделна папка с твърди корици. Ако документът е с особена стойност, като правило той не се зашива, а се поставя във файл или плик и се прикрепя към делото. В края на зашитото и номерирано дело се поставя атестационен лист, а в началото - вътрешен опис. В този случай дебелината на корпуса не трябва да надвишава 40 mm, а броят на листовете не трябва да надвишава 250.
Стъпка 4
За случаите, които се съхраняват в архива постоянно, както и временно, но не по-малко от 10 години, се съставя опис за прехвърляне на дела в архива. В същото време се съставя отделен опис за документи, свързани с кадровите регистри. В него се въвеждат имената на делата, на всеки от които се присвоява пореден номер, като също е посочен номенклатурен код. Списъците се правят в два екземпляра, ако файловете останат в архива на организацията. Ако файловете трябва да бъдат прехвърлени в държавния архив, трябва да има четири копия.
Стъпка 5
Случаите, които подлежат на съхранение след приключването им за по-малко от 10 години, могат да се архивират по преценка на ръководството на организацията. Необходимостта от подаване на дела ще зависи от натовареността на архива, честотата на достъп до стари документи и т.н.
