Материалните активи в предприятията могат да се издават на служители за различни бизнес и оперативни разходи. Това може да бъде закупуване на инвентарни предмети, заплащане на услугите на различни организации на трети страни, както и пътни разходи. Изпълнението на такива средства трябва да бъде отразено в документ като отчет за разходите.
В момента съществува унифицирана форма на предварителния доклад - N AO-1, която е одобрена със специална резолюция на Държавния комитет по статистика на Русия. Използва се от почти всички юридически лица, независимо от вида на имуществото, с което разполага.
Какво е отчет за разходите
По принцип отчетът за разходите е двустранен документ, който обикновено се попълва от отчетника и лицето на длъжността счетоводител. Документът се съставя в един екземпляр, като за превозвачите това е електронна и хартиена форма на доклада. Според закона такава хартия няма право да се съхранява само в една електронна форма, тя трябва да бъде разпечатана и след това подписана от управителя, отчетния служител и счетоводителя.
Документът се подава не по-късно от три дни след изтичане на периода, за който е издадена определена сума или след връщане от командировка.
Какво се вписва в отчета за разходите
На обратната страна на този документ има колони 2-4, които посочват основните подробности за документите, които ще потвърдят направените разходи. Това може да включва номера, датата и името. Колона номер пет показва размера на разходите за тези колони. Има специален раздел за попълване, ако средствата са издадени в чуждестранна валута.
Предварителният доклад трябва да бъде придружен от документи, които се изискват във формуляра. Тук можете да отбележите документи като продажби и касови бележки, касови бележки, фактури, както и различни транспортни документи, като купони за пътуване.
Основната част от отчета се попълва от счетоводителя. Важно е внимателно да проверите цялата информация, отразена в документа. Например дали има целенасочено изразходване на материални ресурси, проверява се наличието на всички необходими документи, както и грамотността на тяхното изпълнение. Едва след това специалистът започва да попълва доклада.
На този документ трябва да му се присвоят собствен номер и дата. На лицевата страна счетоводителят записва името на структурната единица, в която работи лицето, докладващо, личните му данни и заеманата длъжност.
Счетоводителят подписва авансовия отчет на лицевата страна, а човекът, който трябва да отчита парите, поставя марка на гърба. Едва след това документът се предоставя на управителя, който с подписа си ще одобри отчета за посочената сума, като го посочи с думи и цифри.
