В счетоводната методология системата от сметки играе специална роля, с нейна помощ информацията се показва с помощта на метода на двойното вписване. Сметки, които са засегнати в една бизнес транзакция от метода на двойно въвеждане, се наричат офсетни сметки.
Кореспонденция на сметки в счетоводството
Бизнес сделките причиняват промени в баланса, които имат двоен характер. Те засягат две взаимосвързани счетоводни статии и две балансови позиции. Счетоводните сметки трябва да отразяват състоянието на едни и същи обекти, както и тяхното движение, поради което всяка операция трябва да се показва в една и съща сума на поне две взаимосвързани сметки. Двойното въвеждане на данни за транзакции показва адресите на тези взаимоотношения между сметките, това взаимоотношение се нарича кореспонденция на акаунта. Съответните сметки се считат за сметки, които са засегнати в една бизнес транзакция от метода на двойно въвеждане.
Изготвяне на фактури за кореспонденция
Двойното вписване включва три основни компонента - описание на операцията, кредитирани и дебитирани сметки и всеки от тези компоненти се изразява в определена сума. На акаунтите се присвояват цифрови кодове, техните номера и съдържанието на операцията може да бъде изразено чрез нейния номер и сума. На всяка транзакция трябва да бъде присвоен пореден номер, той показва отражението на тази бизнес транзакция. За тази цел се водят касови книги, дневници за регистрация и други счетоводни регистри.
Стопанските транзакции се регистрират за целите на контрола, като първо се показват в хронологична регистрация като завършен акт, придружен от документални доказателства, а след това в системната регистрация като осчетоводяване на транзакции в прихващане на сметки.
Стойността на двойното вписване в счетоводните сметки
По правило съдържанието на бизнес транзакцията не се записва в счетоводните сметки, то се заменя с препратка към конкретен номер и резултатите от осчетоводяването по сметки се изразяват в един паричен еквивалент. Двойното вписване съдържа информация, отразяваща промените в обектите по взаимосвързани офсетни сметки, както и естеството на посоката на движение на счетоводните обекти. Също така съдържа цялата информация за текущите бизнес процеси, използва се за контрол на надеждността на транзакциите и проверка на коректността на тяхното отражение в системата на счетоводните сметки. Надеждността се постига чрез съгласуване на записите на дебитни и кредитни транзакции, както и салда по сметки. Ако няма равенство в оборота и баланса, това сигнализира за грешки, допуснати при регистриране на данни по сметки.
