Търговските или индустриалните предприятия съхраняват инвентарни предмети в специално оборудвани складове. Ако предприятието е голямо, броят на единиците за съхранение може да бъде стотици хиляди или дори милиони. Ето защо е много важно правилно да се организира отчитането на съхранението и движението на материалните активи в склада.
Складово оборудване
Преди да пристигнат материални активи, които изискват разположение и съхранение, е необходимо да се намери специално помещение за склад и да се оборудва с цялото необходимо оборудване, в зависимост от това какви стоки ще се съхраняват в склада. Специално оборудване ще гарантира тяхната безопасност.
След това трябва да наемете специалисти складодържатели, които ще отговарят за получаването и съхраняването на инвентара. С всеки от тях е необходимо да се сключи допълнително споразумение за материална отговорност, след което да се инструктират и запознаят с процедурата за водене на документацията и с тези документи и формуляри, в съответствие с които се записват материални ценности. Ако обемът на складови наличности е голям, не можете да се справите без компютри и специализиран софтуер. По-добре е обаче да се въведе автоматизирано счетоводно отчитане на материални активи в склад на търговско предприятие във всеки случай.
Организация на складовото счетоводство
Материалните лица водят записи на продукти и стоки в склада в съответствие с правилата за съхранение по вид и клас. Счетоводството, в зависимост от вида на стоките, може да се извършва както в количествено, така и в парично изражение. В този случай за всеки списъчен брой стоки се попълва „Счетоводна карта на склада“, издаването им на материално отговорните лица се извършва срещу подпис в отделно списание или регистър на издаване на карти.
Отделни карти се издават за стоки, съхранявани от миналата година и получени в склада през текущата година. Всяка карта показва мястото за съхранение на този продукт, като посочва номера на склада и стелажа. Счетоводното отчитане може да се води не с карти, а в специални "Книги на счетоводното отчитане".
Отговорен за съхранението - управителят на склада трябва да прави ежедневни промени в счетоводните карти въз основа на еднократни документи, като показва остатъка след всяко такова вписване. Неговата отговорност е да съставя отчети за разход на материални активи, данните от тях трябва да се въвеждат в затворени карти не по-късно от първия ден на месеца, следващ отчетния месец.
Управителят на склада постоянно следи ситуацията и информира ръководството за намаляването на необходимия запас от стоки или, обратно, за излишното им количество. Всеки месец той представя в счетоводния отдел на предприятието „Доклад за движението на материални активи“с приложение на първични документи, потвърждаващи получаването и потреблението на стоки.
