По време на изпълнение на трудовите си функции, когато служителят трябва да си вземе почивка от работата, за да реши ежедневните си проблеми, това идва от неплатен отпуск. В зависимост от предназначението, всички ваканции за своя сметка се класифицират и отчитат в графика на работното време по отношение на техните видове.
Когато се отчита работното време, отчетната карта (съкратено като отчетна карта на URV) съдържа информация за всеки служител относно всички периоди от трудовата му дейност. Фактите за присъствие и отсъствие на работното място, както със запазване на доходите, така и неплатени, подлежат на размисъл. Форматът на счетоводния документ, както и процедурата за неговото изпълнение, се регулират от работодателя, като се вземат предвид общоприетите стандарти за кодиране на въведените в него данни.
Службите за персонал на бюджетните институции работят с отчетна карта (f. 0504421 съгласно Общоруския класификатор на документацията), която съответства на справочник за кодиране на букви.
В предприятията от търговския сектор на икономиката табулирането се извършва по един от вариантите:
- на унифицирани формуляри Т-12 или Т-13, предназначени съответно за ръчно попълване или автоматизирано счетоводство;
- В свой собствен формуляр за регистрация, приет от организацията като PUD. Таблицата за времето е разработена въз основа на стандартния формуляр, даден в Заповедта на Министерството на финансите № 52, като се вземат предвид индустриалните и вътрешните стандарти. В този случай се избира един от духа на типовете кодиране на данни: азбучен (под формата на една главна буква или съкращение от две букви) или съответното буквено цифрово обозначение.
При изготвянето на табела за времето на URV на практика има променливост в символите, използвани за кодиране на отпуск без заплащане. Всичко зависи от причините, поради които служителят отнема дни за своя сметка и този тип ваканция се нарича по различен начин. Например, в разговорна употреба се използват термините "без съдържание" или "b / s". Те са неправилни, тъй като не говорим за несериозно лишаване на човек от изплатени средства, а за липсата на трудови доходи във връзка с неизпълнението на служебните му задължения по определени, много обективни причини.
Предвид разнообразието от формулировки на административния документ, което служи като основа за попълване на табела за работно време, е обичайно да се използва определена класификация на отпуските без запазване на доходите. Състои се от две основни шифри, две допълнителни кодирания и няколко специални случая за определяне на неплатени периоди.
Неплатени кодове за отпуск
Служител, който е подал молба до работодател със заявление за почивка за своя сметка, може да го получи на две основания, предвидени в трудовото законодателство.
- Отпуск, продължителността на който се определя от семейните обстоятелства, които са възникнали (брак, раждане на дете, загуба на близък роднина), администрацията е длъжна да предостави на служителя. Работодателят няма право да откаже почивка за своя сметка и преференциални категории работници (хора с увреждания, бойци, ликвидатори на последиците от атомната електроцентрала в Чернобил, родители на деца с увреждания и др.). Тъй като сроковете за тези видове отпуски се определят от закона, правото на ползването им изисква документални доказателства от кандидата. Таблирането на „отпуск съгласно закона“се извършва с посочване на буквеното съкращение „OZ“или цифрата 17.
- Оставете по преценка на ръководството. Тя се нарича административна или „в съгласие с работодателя“, тъй като окончателното решение за това кога и за колко време служителят може да напусне работа по спешни лични въпроси се взема от работодателя. Отсъствието с разрешение на работодателя, което най-често наричаме често срещано „b / s“, е обозначено с „DO“(цифров код 16).
Когато се вземат предвид допълнителни неплатени отпуски, те се отбелязват в табелата със своите кодове:
- Кодът за образователен отпуск "UD" (13) се въвежда в отчетната карта, когато кандидатът или аспирантът отнема дните за своя сметка. Основание за издаване на „допълнителен отпуск във връзка с обучение“- разпоредбите на членове 173 и 174 от Кодекса на труда.
- Някои категории работници имат право на допълнителна почивка за своя сметка съгласно федералния закон, колективния трудов договор или друг LNA. Неплатена почивка от установената продължителност, която е по характер на допълнителен отпуск, се предоставя ежегодно на лица, притежаващи държавни награди и звания, доброволци пожарникари, жени с две деца и др. Когато са изведени в таблица, тези дни са обозначени с "DB" (18).
Символичен код, прикрепен по някоя от горепосочените причини за отсъствие, маркира всички дни от календарния период, който е назначен на служителя със заповед (както работници, така и почивни дни). Ваканциите или дните на временна неработоспособност, съвпадащи с периода на отпуск за тяхна сметка, не засягат правилата за неплатен отпуск. Такива дни засягат само продължителността и времето на годишната платена ваканция.
Отчитане на отделни неплатени периоди
Предвидена е специална счетоводна процедура за следните случаи на отсъствие от работа без заплащане:
- когато по споразумение с администрацията служителят замества заплащането за работа извън работния си график с допълнителни почивни дни. За почивка, издадена в съответствие със 152-ия член на Кодекса на труда, се поставя символът "НВ" (38);
- ако на служителя се дават дни без да се изчислява принудително заплащане - той е отстранен или не му е позволено да работи на основанията, посочени в чл. 76 от Кодекса на труда на Руската федерация. Например, не е преминал задължителен медицински преглед или обучение по безопасност на труда, човек се е появил на работното място пиян, установено е, че охранителят е с изтекъл лиценз за оръжие и т.н. Отсъствия по вина на служителя има код "NB" (35).
По този начин символичните стойности, посочени в отчетната карта, трябва надеждно да отразяват факта, че служителят е освободен от работните си задължения, без да спестява заплатата си.
Правилното етикетиране и обобщеното отчитане на календарните дни на неплатен отпуск са важни както за работодателя, така и за служителя: при изчисляване на среднодневната работна заплата и определяне на правото на годишен платен отпуск; при изчисляване на трудовия стаж в пенсионноосигурителната система.
Зад неправилно посочения в отчетната карта код се намират санкции от Държавната инспекция по труда по отношение на организацията като цяло, нейния ръководител и лицето, отговарящо за кадровите регистри.
