Годишният отчет (наричан по-долу AR) на организацията, независимо от мащаба на бизнеса, е основният инструмент за финансови комуникации. Съдържанието, обхватът и дизайнът на гражданската защита в някои страни, например във Великобритания, се обсъждат активно от обществеността и дори се организират конкурси за такива документи. Подготовката и производството на такива GO отнема много пари и те често се издават в огромни количества.
GO е официално финансово отчитане. Всяка година GO се изпраща до акционерите. GO се изготвя както от търговски организации, така и от нетърговски организации. Според този документ може да се прецени дейността на компанията за годината, нейната предполагаема позиция за следващата година, може да се види текущото й състояние и перспективи.
GO запознава потребителите с:
• обобщено описание на индустрията, в която организацията участва;
• одитирани отчети за доходите, финансовото състояние, паричните потоци и бележки към отчетите;
• анализ на финансовото състояние на бизнеса и резултатите, постигнати през две от предходните години;
• описание на дейностите на организацията през изминалата година;
• информация за различните бизнес сегменти на предприятието;
• пазарна стойност на акции и дивиденти.
Това е пример за минимална HO. Такъв документ обикновено побира само няколко страници. Естествено, струва малко (освен в редки случаи). Може да се сравни с фотокопие на документ. Организациите, изготвящи тези доклади, имат за цел просто да отговарят на законовите изисквания.
Немалко фирми виждат GO като ефективни и безпроблемни маркетингови инструменти, които помагат да се разпространят техните виждания за съдбата на техния бизнес. С други думи, много средни и големи компании харчат много пари за доклади, които са наистина ангажиращи и информативни. Този вид GO може спокойно да се нарече форум, чрез който една компания изразява своето отношение, влияния, проповядва, излага и обсъжда произволен брой въпроси и теми.
Отвореното писмо до акционерите често задава тон за отчитане на публичните компании. Такива писма обикновено се фокусират върху такива аспекти като резултатите от изминалата година, инициативите и стратегиите на компанията, пазарните условия, значимите бизнес събития, новите мениджъри и директори. Този документ се подписва от председателя на съвета на директорите. Може да бъде президент на компанията или нейния главен оперативен директор.
Някои от тези писма могат да съдържат дузина или повече страници и да включват снимки на изпълнителния директор в различни пози.
По-често обаче тези букви са значително по-кратки и са само 3000 думи или дори по-малко.
GO често се използва като инструмент за популяризиране на тема или концепция, одобрени от ръководството на организацията (маркетингови фигури). В този случай може да се срещнат фрази като „Подготвеност за реалностите на бъдещето“или „Посрещане на нуждите на ИТ епохата“. Освен всичко друго, гражданското общество понякога включва отделни събития или икономически условия, настъпили през текущата година.
Има предприятия, които предписват различни етапи и годишнини в своите доклади, демонстрирайки успехите си пред публиката, подчертавайки тяхната надеждност и качество. Други организации изготвят големи и многостранни отчети в доказан формат, които използват ежегодно с незначителни промени, обикновено свързани с актуализации на данни.
Във всеки случай най-добрият HO е този, който ясно определя стратегиите, използвани за печеливш растеж и показва организацията в благоприятна светлина.
