Частен офис или държавна организация, изправени пред необходимостта от преместване, са принудени да решават проблемите с движението на огромно количество мебели, оборудване и технологии, натрупани по време на операцията. Наложително е всички предмети да бъдат преместени спретнато, без повреди. Ето защо е необходимо правилно да се организира преместването на офиса.
Преместването на офиса ще отнеме известно време, така че направете го предварително, отделете около месец за цялата подготовка. На кои точки трябва да обърнете специално внимание?
✔ Ако компанията е доста голяма и има голям персонал, препоръчително е да се подготви предварително план за управление на такова отговорно събитие. Необходимо е да се определят приоритетните задачи, да се определи бюджетът, да се назначат отговорни служители по всички точки и най-важното да се назначи координатор за целия процес на преместване. Той е този, който ще поеме контрола върху основните и второстепенните задачи. Не забравяйте да уведомите клиентите, че планирате да се преместите в нов офис.
✔ Следващата стъпка е да подпишете споразумение с избраната от вас хамалска компания. В допълнение към операциите по товарене и разтоварване и транспортиране на имуществото до точката на местоназначение, към договора могат да бъдат добавени допълнителни клаузи. Например разглобяване и сглобяване на мебели, поставяне в нова стая, свързване на комунални и стационарни съоръжения, почистване на помещения след преместване.
✔ Направете пълен списък на имотите, участващи в преместването. Той определено ще е необходим при привличането на професионалисти от превозвача и ще помогне да се избегне объркване при самостоятелно преместване на офис. Отървете се от цялото ненужно имущество - продайте го, съхранявайте го или го изхвърлете. Не е необходимо да губите пари и време за транспортиране на ненужни неща.
✔ Подгответе документация, отразяваща плана на бъдещите ви помещения, поставяне на работните места на служителите на ново място, където в новия офис ще бъдат инсталирани мебели и компютри. Това ще ви спести много време.
✔ Можете да закупите всички необходими опаковъчни материали и кашони от самата спедиторска компания. Опаковайте всички лични вещи в кутии. Не забравяйте да маркирате със стикери. Препоръчително е служителите да издадат бележка с инструкции как да направят това правилно.
✔ Изключете компютрите и другото оборудване от захранването. Това се прави само от специалист - системен администратор.
✔ Съставете списъци с всички хора, участващи в хода. Подгответе предварително пропуски за всички, ако има нужда от тях. Избройте всички превозни средства, участващи в преместването на офиса. Осигурете безпрепятствено преминаване до мястото на товарене / разтоварване.
Преместването на офиса на компанията е доста сериозно събитие. Но, както виждате, с правилния подход и организация всички разходи могат да бъдат сведени до минимум. За да направите това, достатъчно е да планирате правилно процеса и неудобствата, свързани с преместването, ще бъдат сведени до минимум както за служителите, така и за клиентите на компанията.
