Официален правен документ като писмо за отказ не може да бъде написан без специални познания в областта на юриспруденцията и стандартизацията. Доста е трудно да напишете писмо за освобождаване, ако не знаете основните правила за бизнес етика и офис работа. Ако трябва да го напишете, трябва да обърнете внимание на причините за отказа и тяхното представяне. Така че причините за отказа трябва да съответстват на реалността и реалното състояние на нещата. Особено внимание се обръща на аргументацията в писмото. Като правило тя трябва да бъде отдолу нагоре - аргументите трябва да се представят от по-малко мощни към по-мощни.
Необходимо е
Форма на писмо, списък с аргументи, компетентна конструкция на писмо, притежание на деловодство
Инструкции
Етап 1
Изборът на стратегия за писане на писмо за отказ е първият. Целият стил на писане до голяма степен ще зависи от това. Той не трябва да представя крайни опции - извинителни или агресивни. И двете опции губят. Те създават нежелание да продължат комуникацията поради некомпетентността на подателя.
Стъпка 2
Не трябва да започвате писмо с извинение или със списък с причини за отказ. Един от начините да започнете е да изброите причините или разпоредбите, от които се отказвате.
Стъпка 3
Аргументите трябва да бъдат внимателно обмислени. От това зависи не само съставът на информационната част. Всички аргументи трябва да са реални. По-добре да повторите едно и също нещо два пъти с различни думи. Не използвайте оценъчен речник. Ще изглежда пристрастно.
Стъпка 4
Струва си да се цитират цитати и извадки от официални документи. Това ще даде статут на валидност и ограничение на писмото за отказ.
Стъпка 5
Всички горепосочени факти трябва да бъдат потвърдени. Ако е необходимо да се каже нещо безпристрастно, струва си да се прибегне до забулване или някаква подмяна на понятията. Всяка форма трябва да бъде заверена с подпис на директора на предприятието и отдела.
