Първичната документация включва документи, които съдържат първоначална информация в резултат на изпълнението на която и да е бизнес транзакция. Те включват актове, платежни нареждания, извлечения по сметки, фактури, счетоводни удостоверения и др. По правило счетоводството е невъзможно без такава документация.
Първичният документ се съставя със същия номер като бизнес транзакцията. Например комисионна за сетълмент и касови услуги се дебитира от разплащателната сметка. Извлечение и заповед за заповед трябва да бъдат издадени на същия ден.
Като правило първичните документи се изготвят на единни формуляри, разработени от руското законодателство. Но не са предоставени всички формуляри; така например се съставя счетоводен отчет под всякаква форма. При регистрацията обаче е необходимо да се посочи задължителната информация: името и данните на организацията, името на документа, съдържанието на операцията, имената на длъжностите, имената на служителите, списъка и печата на организация.
Защо се нуждаете от първична документация? Главно с цел записване на всички текущи бизнес транзакции. Документацията може да бъде вътрешна и външна. Вътрешен е необходим за отчитане и контрол на всички движения, например ДМА се прехвърля в експлоатация - съставя се акт, който е основният документ. Външна документация е необходима за работа с доставчици, клиенти, например, издавате фактура за плащане на клиент.
Съществуват и първични документи за счетоводството и възнагражденията, те включват: заповеди за приемане и уволнение, персонал, график на отпуските и други. Разпределете документация и счетоводство на дълготрайни активи например сертификат за приемане на ОС, инвентарна карта и други. Документацията, която се изготвя за отчитане на касови операции, съдържа документи като авансов отчет, входящ и изходящ касов ордер.
В някои първични документи не се допускат корекции, например в извлечение от текуща сметка или в платежно нареждане. Но например фактурите могат да съдържат корекции, но до тях трябва да има подпис на лицето, извършило корекцията, датата и печатът на организацията.
