Добре известно е, че визуалната информация е по-лесна за възприемане и запомняне по-добре от текстовата или звуковата информация. Ето как работи човешкият мозък - една привлекателна и разбираема картина може да засенчи всякакви живи фрази дори на най-харизматичния говорител. Ето защо презентацията ви позволява да направите речта запомняща се, а аудиторията - по-възприемчива към информацията. За да постигнете максимална ефективност, просто трябва да следвате прости правила за създаване на ефективна презентация.
Правило 1. Създаването на презентация започва с разработването на структурата
Важен етап от създаването на всяка презентация е разработването на структурата. То трябва да е логично и точно да съответства на хода на изпълнението.
Когато разработвате структурата на вашата презентация, не забравяйте, че целевата аудитория трябва да бъде опорна точка за слайдовете и тяхната последователност. Изборът на визуални образи зависи от степента на подготовка, нивото на образование, интереса и пристрастията на публиката.
Няма обща структура за представяне, въпреки че трябва да се спазват следните основни правила:
- заглавен слайд: отразява темата на речта, информация за оратора, неговата позиция и, ако е необходимо, името на събитието;
- слайд съдържание: използва се в големи презентации, разделени на глави, полезни за навигация сред аудиторията и презентатора;
- семантични слайдове: те са ядрото на презентацията, идеалната хронология за семантични слайдове - от общо до конкретно;
- затварящ слайд: съдържа данните за контакт на говорителя.
При създаването на презентационна структура основната тежест пада върху разработването на семантични слайдове. На този етап е важно да се разбере кое изображение е най-добре да илюстрира тази или онази мисъл. Ако в речта има важни числа, това е извинение да ги доведете до слайда, което ще позволи на аудиторията да се съсредоточи върху информацията. В случай, че са предоставени статистически данни и стойностите са сравнени, в идеалния случай информацията ще изглежда като стълбовидна или кръгова диаграма. Ако е необходимо да се отрази процесът навреме, оставете информацията да бъде представена под формата на график с цифри или факти.
Информацията, представена под формата на такива изображения, е интуитивна, което позволява на слушателите да я възприемат по-бързо.
Правило 2. Ефективна презентация - кратка презентация
След като разложите темата на речта на визуални образи, трябва да преминете към най-болезнения етап - премахването на ненужните слайдове.
В тази работа трябва да се помни, че повишеното внимание на публиката пада върху първите 15 минути от речта. Всички слайдове, които се вписват в този период от време, трябва да бъдат възможно най-значими. Средно 40-минутна презентация съдържа 15 до 20 слайда. Повече слайдове могат само да уморят публиката и да повлияят негативно на цялостното усещане на презентацията.
Когато работите по сортирането, трябва да сте готови да дарите слайдове като:
- Красиви, но не информативни слайдове - тази категория трябва да включва масивни графики и диаграми, претеглени с малки детайли;
- Обширни цитати - като правило презентацията може да съдържа не повече от един ярък и точен цитат;
- Многослойни красиви фотографии, които не се поддържат от речта на оратора: с такива слайдове говорителят просто злоупотребява с вниманието и времето на слушателите, така че те трябва да бъдат изхвърлени.
Правило 3. Изображенията са по-важни от текста
Презентацията е продукт, който трябва да се състои от визуални изображения не по-малко от 75%. И тук арсеналът по никакъв начин не се ограничава до такива шаблонни решения на Power Point като SmartArt и примитивни блок-схеми. Но също така е необходимо да избирате разумно визуалните елементи.
- Графиките са по-добри от таблиците. Масите имат подчертан духовен стил. Те често започват с колона, наречена "Не", последвана от дебело нарязани колони, пълни с малък текст. Но често можете да се отдалечите от такова документално представяне с помощта на диаграми, което се възприема по-добре от публиката.
- Снимките са по-добри от рисунките. Представянето на курортите в Египет не може без висококачествени снимки на Сфинкса, а историята на новото меню на модерен ресторант не може да се представи без сочни изображения на самите ястия. Следвайки това правило, винаги когато е възможно, по-добре е да използвате снимки, а не клипарти.
- Иконите са по-добри от текста. Където е възможно, по-добре е да използвате икони и други снимки. Важно е те да се разбират точно и да не причиняват неясноти. Следвайки това правило, логата, гербовете на градовете и знамената на държавите са по-добри от текста.
Правило 4. Един слайд - една мисъл
Често по време на презентации слушателите правят снимки на слайдове, показани на екрана. Много говорители са поласкани от това. Но напразно! Често слушателят прави снимка на слайда не защото идеята му харесва, а не за публикация в социалните мрежи. Просто семантичното съдържание на слайда е толкова богато, че е невъзможно да се разбере по време на кратка демонстрация. Снимката е направена не за спомен, а за домашна работа.
За да избегнете това, достатъчно е да следвате правилото - на един слайд може да има само една мисъл. Не трябва да използвате презентации, за да улесните максимално презентатора. На слайдовете трябва да се показват само най-важните фигури, факти и текстове. Всичко останало трябва или да се говори с думи, или изобщо да се пропуска.
Също така трябва да внимавате за слайдове, които са изцяло текстови. Дори да отговарят на правилото и съдържат само една мисъл - не трябва да има повече от 15 думи на слайд. Освен това експертите препоръчват използването на възможно най-големия шрифт, така че дори задните редове да могат да виждат съдържанието.
Правило 5. Цветовете са основни
Има погрешно схващане, че презентацията трябва да бъде непременно ярка. Когато избирате ярки цветове на палитрата, често е трудно умело да ги комбинирате. По този резултат експертите препоръчват един слайд да съдържа не повече от 3 цвята. Идеалното е да следвате това правило през цялата си презентация.
Важно е да запомните, че презентацията трябва да е естетически приятна, затова е най-добре да използвате диаграма с комбинации от цветове, която лесно може да бъде намерена в Интернет.
Най-трудното нещо, което трябва да се спазва, е правилото за 3 цвята при картографиране с множество категории. От една страна, те трябва да бъдат оцветени, така че да се различават помежду си, от друга, има и фон, лого и други цветни елементи. Можете да разрешите проблема с нюанси. Най-големите стойности могат да бъдат боядисани в интензивни цветове, по-малките в по-бледи цветове и т.н.
Правило 6. Мнение отвън
Компетентното мнение отвън ще помогне да се разбере ефективността на презентацията. Преди презентацията е достатъчно слайдовете да се покажат на човека, който най-много прилича на средното изображение на типичен зрител. Тоест той трябва да има приблизително същото ниво на информираност по темата на презентацията като бъдещата аудитория на речта.
По-добре е да се доверите на мнението на такъв човек с изменението, че презентацията му се предоставя без звук.
Такъв човек ще трябва да зададе следните въпроси. Слайдовете самообясними ли ще бъдат? Кои слайдове са най-разбираеми и кои ще повдигнат въпроси?
Събраната информация ще ви позволи да направите окончателни корекции на слайдовете преди демонстрацията. Особено важно е да получите предварителна обратна връзка в случай, че се използват нетипични диаграми - например матрични диаграми.
