Всеки оборот на парични средства в предприятието трябва да бъде записан в съответствие с всички счетоводни правила и подкрепен със съответните документи. Процедурата за издаване на парични средства срещу отчет е описана в инструкциите на Банката на Русия, а размерът на издадените суми и кръгът на лицата, на които те могат да бъдат издадени, се определят специално за всяка компания и са фиксирани в реда на главата.
Инструкции
Етап 1
Парите се издават на служители на организацията с цел закупуване на стоки или услуги в брой от физически лица или от компании, които не уреждат сметки с юридически лица чрез лична сметка (например поради малки суми за издаване на пълноценни фактури), както и за използване при пътни или развлекателни разходи.
Стъпка 2
Отразете парите, издадени на служителя, чрез осчетоводяване: дебит на сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“, кредит на сметка 50 „Каса“. В същото време съставете заповед за изтичане на пари, която трябва да бъде подписана от докладващото лице.
Стъпка 3
В рамките на 3 дни след издаване на паричните средства (или от момента на връщане от командировка) служителят трябва да представи авансов отчет по установения формуляр No АО-1 и да приложи подкрепящи документи (касови бележки, билети и др.) към него. След това счетоводителят ще трябва да попълни записите, в които сумите, изразходвани от кредита по сметка 71, ще бъдат дебитирани по съответните сметки. Това могат да бъдат сметки: 07, 08, 10-11, 15, 20, 23, 25, 26, 28-29, 41, 44-45, 50-52, 55, 70, 73, 76, 79, 91, 94, 97 или 99. Изборът на подходящата сметка зависи от това за какво са похарчени средствата.
Стъпка 4
Разликата между издадените и изразходваните суми трябва да се запълни с входящ касов ордер с връщане на пари в касата или разходен касов ордер, в случай че издадената сума не е била достатъчна и служителят е похарчил допълнителни собствени средства.
Стъпка 5
Ако е настъпила ситуация, когато парите не са били върнати на организацията, тогава е необходимо да се изготви счетоводен запис: сметка 71 кредит, сметка 94 дебит "Недостиг и загуби от повреда на ценности." Тогава парите се дебитират от кредита на сметка 94 към дебита на сметка 70 „Плащания с персонал за заплати“(в случая, когато те могат да бъдат удържани от заплатата на отчетното лице) или 73 „Плащания с персонал за други операции "(в случая, когато не могат да бъдат удържани от заплатата на докладващото лице).
Стъпка 6
Операциите по теглене на пари в брой трябва да бъдат отразени в дневник № 7, който е предназначен да записва 30 отделни операции за теглене на пари в отчета. Ако броят на транзакциите на месец е по-голям, тогава е необходимо да попълните предоставените за това листове за вмъкване.
