Работа в офиса - работа с документи и документация в подкрепа на управлението в тази организация, регулирана от GOST R 51141-98 "Работа в офиса и архивна дейност. Термини и определения ". Организация на деловодството е организация на регистрация, съхранение и използване на входящи, изходящи и вътрешни документи в текущата дейност на предприятието.
Инструкции
Етап 1
Когато организирате офисната работа, решете дали вашето предприятие, организация, географски отдалечени подразделения или клонове, вземете предвид този факт и осигурете механизъм за взаимодействие с тези подразделения. Системата на офис работа в тях трябва да бъде идентична със централния офис, за да се избегнат проблеми по време на регистрация и документи.
Стъпка 2
Помислете коя от съществуващите форми на офис работа ще използвате: централизирана, смесена или децентрализирана. Изборът им се определя от структурата на предприятието (дали има географски отдалечени подразделения) и техническото оборудване на службата за управление на офиса. Ако тази услуга е малко на брой и не се предоставя технически, тогава част от нейните функции се прехвърлят на подразделения. В този случай се извършва смесена офис работа. В случай че тази услуга е оборудвана с целия необходим персонал, хардуер и софтуер, тази форма на водене на записи ще бъде централизирана.
Стъпка 3
Във всяко структурно звено изберете специално звено за персонал, което ще извършва офис работа. Ако това не е възможно, тогава назначете друг служител, който ще комбинира изпълнението на основните си служебни задължения с функцията на чиновник.
Стъпка 4
Определете броя и номенклатурата на делата, които ще включват всички входящи, изходящи и вътрешни документи. Ако това са документи от по-висша (родителска) организация, те се представят на ръководителя за разглеждане; документите на подчинените организации трябва да бъдат представени за разглеждане на заместник-ръководителя, отговарящ за работата с тях. Съответно призивите на гражданите се насочват към заместника, на когото е поверена отговорността да работи с населението.
Стъпка 5
След като идентифицирате кръга от кореспонденти, създайте класификатор, чрез който можете веднага да определите към коя група кореспонденти принадлежи този документ. Например за държавни агенции задайте код 01, за писма от по-висша организация - код 02, за доставчици - код 03, за клиенти - код 04 и т.н. Това ще помогне за рационализиране на потока от документи в рамките на организацията.
Стъпка 6
Определете под каква форма ще се извършва документооборота - в списание или карта. И двете форми са внедрени в специални програми за електронно управление на документи. Ако все още не можете да закупите такава програма, използвайте електронни списания за регистрация на документи, те могат да бъдат съставени в Excel.
