Напоследък в бизнеса се наблюдава тенденция към преминаване от функционално към управление на процеси, във връзка с което ролята на правилното описание и формализиране на бизнес процесите значително се увеличава. Само след приключване на тези действия можем да говорим за оптимизиране на бизнес процесите като средство за повишаване на ефективността на предприятието.
Необходимо е
CASE инструмент, който ви позволява да формализирате бизнес процеса в графична нотация
Инструкции
Етап 1
Първият е да се формулира кратко и точно името на описания процес, което да бъде разбираемо и да отразява общата същност на последователността от действия, съставляващи бизнес процеса. Например, вместо „Подаване на заявление за производство на даден продукт на производство и контрол на неговото изпълнение“, достатъчно е процесът да бъде наречен „Контрол на производството на продукта“. Второто е да разделим правилно целия описан процес на по-малки („атомни“) задачи или функции на подпроцес и вземете решение за последователността на тяхното изпълнение. При такова разделяне описаният процес ще бъде процес от най-високо ниво. Подробността на процеса на високо ниво може да варира, но трябва да е достатъчна за разбирането на аудиторията, която ще използва вашето описание.
Стъпка 2
Има няколко начина за описване на бизнес процес. Най-популярният от тях е графичен, с помощта на диаграми, направени с различни нотации (нотацията е набор от символи, обозначаващи нещо).
Най-често срещаните типове нотации за описване на бизнес процеси са IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) и др.
Като пример, нека се съсредоточим върху диаграма, направена в нотация BPMN (Моделиране на бизнес процеси) с помощта на инструмента PowerDesigner CASE (Фиг. 1). Основните елементи в диаграмата са:
1. "Процес" (функция) - правоъгълник, заоблен в ъглите;
2. "Преход" - стрелка, свързваща процеси;
3. „Решение“- диамант, съдържащ въпрос, на който може да се отговори само с „Да“или „Не“;
4. Условия - текстови изрази, при които се осъществява преходът от една функция към друга. Условията винаги са затворени в квадратни скоби. Понякога е полезно да разделите диаграмата си на „Tracks“- вертикални или хоризонтални секции, които представляват отделите в предприятието или хората, отговорни за конкретна функция. В този случай иконата за тази функция трябва да е в нейния раздел. В допълнение към изброените елементи, диаграмата може да съдържа и списък с данни, които се въвеждат или извеждат в процеса, както и връзки към правилата или разпоредбите, съгласно които се изпълнява тази или онази функция. Пример за описание на бизнес процеса „Контрол на производството на продукта“е показан на фиг.1. Лесно е да се види, че тази диаграма е много подобна на блок-схемата на алгоритъма за решаване на проблема.
Стъпка 3
Графичното описание на даден процес може също да бъде допълнено с текстово описание на неговите функции на подпроцеса под формата на таблица, съдържаща следните колони: име на процеса, отдел (собственик на процеса), описание на процеса, резултат от изпълнението на процеса. Пример за такова описание е показан на фиг. 2. Ако се очаква допълнителна оптимизация на описания бизнес процес, тогава към таблицата може да се добави друга колона, описваща трудностите или недостатъците на изпълняваните в момента функции на подпроцеса.
