Много компании, независимо от формата на собственост, изготвят ежегодно публични доклади за резултатите от годишните дейности. Тези документи служат като източник на информация за широката общественост и в същото време са видими доказателства за ефективността или неефективността на организацията.
Решението на събранието на акционерите за бъдещата съдба на дружеството, публичната оценка на дейността на организацията и др., Може да зависи от това колко добре е изготвен годишният отчет. трябва да знаете, че не само репутацията зависи от качеството на окончателния документ, но и по-нататъшното развитие на предприятието.
Често задачата за изготвяне на годишния отчет пада върху аналитичния отдел или друго структурно звено, което изпълнява функциите за събиране на информация за дейността на цялата компания за годишния период.
В зависимост от вида дейност на организацията и естеството на аудиторията, за която са предназначени документите, докладът може да бъде поддържан в стила на вътрешни документи или публична информация за широк кръг читатели. Стилът на вътрешната документация се спазва за доклади, представени на учредителния състав и акционерите на компанията. В този случай в доклада се обръща повече внимание на финансовите резултати, икономическата ефективност и изпълнението при постигане на основните цели, посочени в плана.
За публичен доклад, който по правило се публикува на официалния уебсайт за публично гледане, се изисква по-подробно описание на дейността на организацията, нейните задачи и мисия. Редица предоставена информация изисква подробно обяснение, за което се подготвя отделен раздел. По правило аналитичните служби участват в разработването на публичен доклад в тясно сътрудничество със специалисти по връзки с обществеността, които имат възможност да коригират информацията в зависимост от нейната значимост.
Независимо от естеството на целевата аудитория на доклада, всеки окончателен документ е ясно групиран в раздели. В първия раздел по правило се дават задачите, които са били поставени пред организацията, и резултатите за тяхното постигане. Следват финансови резултати за годината и производствени резултати.
Последният раздел по правило е социалната дейност на компанията. По правило тази информация се съдържа в публичен доклад, който предоставя резултатите от социално ориентираната политика на компанията. Като материали за включване в доклада се взема информация за награждаването на представители на организацията за високи заслуги в областта на социалната подкрепа, резултатите от благотворителни дейности и др.
Трябва да се помни, че когато избирате информация, която да бъде отразена в отчета, е необходимо да се запази обективността на предоставената информация. Това правило трябва да се спазва, дори ако резултатите от дейността на компанията по определени показатели далеч не са идеални или показват недостатъчно представяне. Говорейки за това, докладът трябва да отразява възможните причини, довели до такива резултати, както и да фиксира вниманието на аудиторията към твърдото намерение да елиминира проблема в бъдещия период.
