Всеки документ, базиран на получаването на пари, изисква попълването на правилната форма. Ако организацията е предоставила на служителя средства за някакви нужди, тогава е необходимо да докладва за тях, като попълни авансов отчет.
Кой трябва да попълни предварителното изявление
Директорът не може да дава пари на организацията на нито един служител просто така. Първоначално трябва да се определи списък на служителите, които имат право да получават авансови средства с последващ отчет. За това е необходимо да се изготви и издаде специална заповед.
Ако подчиненият се нуждае от средства за извършване на някаква дейност, той трябва да предостави на директора изявление в свободна форма. Задължително е да се посочи необходимата сума и целта, за която се искат парите. Ако директорът се съгласи с изявлението, той лично подписва изявлението и посочва колко позволява да се вземат средства и за колко време.
Важно е да се отбележи, че паричните средства могат да се издават само на служител, който вече е отчел напълно за всички получени по-рано суми.
Понякога служителят може да се нуждае от пълномощно, което трябва да бъде издадено от името на организацията съгласно установения модел № М-2 или № М-2а. Тези формуляри бяха одобрени през 1997 г. с указ на Федералната държавна служба по статистика на Руската федерация.
За изразходваните пари, които са издадени в счетоводния отдел на организацията, служителят трябва да докладва. Има определен срок, в който трябва да попълните и подадете отчет за разходите. Изминават 3 дни от края на периода, посочен от ръководителя на организацията във формуляра за кандидатстване.
Ако на служителя са предоставени средства за пътнически нужди, той трябва да ги отчете през следващите 3 работни дни след завръщането си от командировка.
Как се потвърждават разходите за отчет за разходите
Ако на служителя останат пари, той няма да може да ги върне на касата просто така. Първо, трябва да съберете всички документи, които потвърждават, че парите са похарчени точно за нуждите, за които са предоставени. Това могат да бъдат касови бележки и касови бележки, билети за пътуване, касови бележки, актове и други форми на стриктно докладване.
След получаване на всеки такъв документ е задължително да проверите дали датата, сумата и данните са четливи.
Служителят ще трябва да представи всички документи в счетоводния отдел.
Какво се случва, ако отчетът за разходите е попълнен неправилно
Ако служителят е попълнил неправилно или не е предоставил авансов отчет в рамките на 3 дни, тогава надзорният орган ще счита получените средства като доход, върху който ще е необходимо да се изчисли застрахователната премия и данъка върху доходите на физическите лица. Ако по-късно служителят все пак предостави всички необходими документи и отчет, тогава счетоводителят ще трябва да направи преизчисление.
Упълномощен служител на организацията може да удържи сумата, за която отчетът не е представен, от заплатата на служителя.
Основни правила за съставяне на авансов отчет
Следните правила са в основата на предоставянето на отчет за разходите:
- Предварителният доклад трябва да бъде подкрепен с документи, потвърждаващи изразходваните суми.
- Документите трябва да се подават не по-късно от 3 работни дни след края на командировката, периода, посочен от управителя, или от момента на отиване на работа след заболяване или ваканция.
- Изготвя се протокол в специален формуляр No АО-1. Също така е позволено да се използва формата на авансов отчет, който се одобрява от ръководителя на организацията.
- Само управителят трябва да отговаря за одобряването на отчета за разходите.
- Авансовият отчет се попълва от служителя, похарчил парите. Също така, част от информацията трябва да бъде въведена от счетоводител.
В предварителния доклад трябва да бъдат посочени следните данни:
- Информация за компанията, която е издала парите на служителя.
- Данни за служителя, получил средства от организацията.
- Целта, за която трябва да осигурите пари на служител на компанията.
- Количество.
- Данни за всички разходи с потвърждение.
- Баланс на средствата, ако има такъв.
В края се поставят подписи от служителя и служителите на счетоводния отдел, които са издали парите и са получили остатъка.
Не е необходимо да поставяте никакви печати върху авансовия отчет. Това е така, защото документът е вътрешен. И не надхвърля организацията. Освен това от 2016 г. насам всички юридически лица, а не само индивидуални предприемачи, имат пълното право да не заверяват документите си с техните печати и печати.
Докладът се попълва в един екземпляр. Той е част от основната документация и не трябва да допускате грешки в дизайна му. Ако по някаква причина не беше възможно да се избегнат петна или неправилно попълване, тогава е по-добре да вземете нова форма и да я попълните по нов начин.
Как да попълните отчет за разходите
Изглежда, че такъв важен документ за вътрешно обръщение трябва да бъде много труден за попълване. Но това е фундаментално погрешно. След като го попълните за първи път, не би трябвало да има затруднения по-късно, ако трябва да го попълните отново.
Данните трябва да бъдат въведени от служителя в следния ред:
- С помощта на данните за регистрация на организацията се въвеждат OKPO кодът и пълното име на предприятието.
- В колоните до надписа „Advance report“е необходимо да се посочат номерът на документа и датата на неговото изготвяне.
- Отдясно е задължително да оставите малко свободно, празно пространство. Това ще е необходимо за записите на ръководителя на организацията: сумата с думи, датата на одобрение на доклада и подписът.
- По-долу целият ред съдържа информация за служителя, получил авансовите пари. Необходимо е да се посочи в коя структурна единица работи, неговото фамилно име, собствено име, бащино име и длъжност. Посочва се и персоналният номер на служителя и защо е бил необходим авансът.
Това завършва първата част на отчета за разходите. Освен това формулярът съдържа две таблици. Един от тях се попълва и от служителя, получил средствата. Трябва да въведете общата сума на авансовото плащане и валутата, в която е издадено. Размерът на остатъка или преразхода трябва да бъде посочен по-долу.
Втората таблица се попълва в счетоводния отдел от оторизиран специалист. Той трябва да съдържа данни за счетоводни сметки, подсметки и средства, преминаващи през тях. Кодът на транзакцията и точните суми трябва да бъдат посочени.
Под таблиците е необходимо да посочите колко документи са приложени към отчета и колко страници съдържат тези документи.
След попълването на всички колони документите трябва да бъдат проверени от главния счетоводител. Според резултата той трябва да посочи отчетната сума в специален ред за това.
Отдолу счетоводителят и главният счетоводител трябва да бъдат подписани с техните преписи. Освен това служител на счетоводния отдел трябва да посочи сумата на остатъка или преизчислението и номера на касовия ордер, през който тази сума е преминала. Касиерът, получил салдото или издал сума, идентична на преразхода, също трябва да подпише авансовото извлечение.
Следващата част от финансовия отчет е по договаряне. Той трябва да съдържа цялата необходима информация за документите, които потвърждават факта, че средствата са изразходвани за заявените нужди. В тази част трябва да въведете следните данни:
- Подробности за всяка организация, издала документа.
- Дата на издаване.
- Име.
- Точната сума на изразходваните пари.
- Номерът на броя, с който е осчетоводена сумата, посочена в документа.
Служителят трябва да подпише подписа си под масата в специален ред. По този начин той ще потвърди верността на посочената информация.
Последната част от отчета за разходите е частта за отрязване. Той има разписка от счетоводителя, която той попълва, след като получи документи от служителя, потвърждаващи изразходваните пари. На откъсващата част е необходимо да се посочи:
- Информация за служителя (пълно име).
- Номер на отчета и дата на издаване.
- Сумата с думи, издадена на служителя.
- Брой отчетни документи, доказващи разходи.
След това счетоводителят поставя датата и подписа. Разглобяемата част трябва да бъде предадена на служителя като доказателство за получените данни.
