Универсалният документ за прехвърляне (UPD) е разработен от данъчната служба, за да се изключат от обращение документи, които се дублират и разтягат, усложнявайки процеса на партньорство, данъчно отчитане.
Универсалният трансферен документ (UPD) е разработен още през 2011 г., но се използва активно едва през 2013 г., когато влезе в сила Федерален закон № 412. Той регулира отношенията между бизнес партньори, юридически лица и данъчната служба. Първоначално документът имаше статут на един документ за доставка, т.е.можеше да замени фактура, но до края на 2013 г. FTS предложи проект за възможността за използване на FRT като докладващ документ за представяне пред данъчните обслужване. Допустимо е да се генерира и изпраща FRT както в писмен, така и в електронен формат.
Какво е UPD
Формата UPD е проектирана по такъв начин, че ви позволява едновременно да въвеждате данните на два документа, без да губите никакви позиции и информация. UPD е снабден с функциите на първичен счетоводен документ и включва подробности за фактурата. Тя се основава на формата на фактура, допълнена от позиции от DPU (първичен счетоводен документ). Формата на формуляра е одобрена със специален указ № 1137 на правителството на Руската федерация. Според него UPD съдържа:
- данни (елементи), които се въвеждат във фактурата за стоките,
- раздели и колони на товарителницата от типа стоков транспорт,
- артикули и артикули от фактурата за издаване на стоки,
- пълноправен акт за приемане или прехвърляне на средства.
FRT се коригира редовно, в него се правят промени, съответстващи на промени в практиката и правилата за правене на бизнес, докладване. Служителите, образуващи FRT, са длъжни да следят промените и да ги следват стриктно. Последните корекции датират от юли и октомври 2017 г. и включват въвеждане на идентификатори на договора (договор, споразумение), добавяне на колона за отразяване на кода на продукта, митническа декларация. Направените промени се записват под формата на допълнение към постановлението или независимо постановление. Последните са постановления № 625 и 981 на руското правителство.
Цел и основни функции на документа
UPD може да се използва по предназначение - за прехвърляне на стоки (ценности) или отчитане - от големи компании от всякакъв вид и частни индивидуални предприемачи, независимо от режима, в който са обложени с данъци. Дори тези, които по някаква причина са освободени от ДДС, могат да използват UPD като основен документ в следните случаи:
- при регистрация на доставки и строителни работи,
- поправяне на предоставените и получени услуги,
- извършване на сделки за прехвърляне на собствеността върху всякакъв вид собственост,
- при отчитане на посреднически операции и услуги.
Законодателството предвижда и разрешава използването на FRT в 2 случая (опции) - като фактура и документ, който записва прехвърлянето на нещо, само като документ, отразяващ движението на ценности.
Ако се практикува вторият статус на използване на FRT, тогава не е необходимо да се посочват данните за фактурата в него, тъй като това е само потвърждение за прехвърлянето на активи. Фактурата, ако е необходимо, може да бъде съставена в отделна форма, под формата на приложение към FRT.
Избраните форми и вид на регистрация на FRT (на хартиен или електронен носител) трябва да бъдат документирани в счетоводната и данъчната политика на предприятието.
Кога и на кого може да се използва FRT?
Пълен списък на случаите, при които може да се използва универсалният документ за прехвърляне, е публикуван в официално писмо от руската данъчна служба от октомври 2013 г. Например списъкът с икономическа употреба включва:
- непреносима пратка на стоки или ценности директно до купувача или негов упълномощен представител,
- пратка на стоки с последващото им транспортиране и прехвърляне на купувача,
- поправяне на извършената работа и предаване на обекта на клиента,
- прехвърляне на собствеността върху движимо и недвижимо имущество,
- прехвърляне на ценности (стоки) по комисионна или договор за посредничество.
С писмо от данъчната служба от януари 2014 г. бяха одобрени допълнителни възможности и функции на FRT - няма ограничения за обхвата на документа, възможност за фиксиране с негова помощ сделки не само с руски, но и с чуждестранни контрагенти, които правят нямат териториална справка (регистрация) на територията на Руската федерация. Тоест данъкоплатците и търговските агенти, счетоводители имат право да въвеждат допълнителни документи в документа, необходими за записване на всички нюанси на сделката, подробности и данни, прилагат формуляр за отразяване на транзакции с чуждестранни партньори.
Правила за попълване на документа
Преди да започнете да попълвате FRT, трябва да му присвоите статус - 1 или 2. Този реквизит е с информационна цел и. всъщност той определя правилата, по които се формира документът. UPD със статус 1 е едновременно фактура и акт (документ за прехвърляне), които трябва да бъдат номерирани. UPD с атрибут 2 е прехвърлящ (първичен) документ, в който не е необходимо да се попълват графите, които са характерни само за фактурата. Те също се номерират в съответствие с реда на съставените първични актове.
Специалистите на предприятията могат да вземат проби от попълване на FRT и на двата статуса на официалния уебсайт на Федералната данъчна служба или в местното представителство на институцията. Освен това в тематичните интернет ресурси на счетоводството или данъчния отдел има подробни инструкции за попълване на FRT, които включват:
- правила за определяне на статуса,
- длъжността на лицето, упълномощено да съставя и заверява документа,
- реда за показване на стоки или услуги,
- данни за продукта, които трябва да бъдат посочени, списък на документите за него и техния вид,
- правила за определяне на икономически субект в FRT,
- спецификата на показване на данни за участниците в сделката, предварително подписани споразумения между тях.
Съставените документи, независимо от техния статус, се записват или дублират в бизнес и счетоводните документи на предприятието.
Коригиране на грешки в UPD
При съставяне на който и да е документ, включително UPD, не могат да се въвеждат всички данни или да се допускат грешки. Федералната данъчна служба дава препоръки не само за принципа на генериране на отчети от този тип, но и за това как да се коригират грешки или да се отстранят недостатъците.
Процедурата за извършване на промени зависи от състоянието на документа:
- грешка в цената на артикулите (стоките) - създава се нов документ, със запазен оригинален номер, датата на промяната се въвежда в съответния ред (1а),
- грешка в данните на изпращача или получателя на стоки, номера на плащания или митнически данни - попълване на нов формуляр, като същевременно се запазва оригиналния номер, въвеждане на точни данни,
- грешка в оригиналния документ, без да се засяга фактурата - зачеркнете с един ред, така че оригиналните данни да бъдат четливи, и отгоре посочете новата сума (цена) с надпис „коригиран и подписан,
- ако една от посочените операции (UPD статус 2) е освободена от данък - коригирайте оригиналната версия и съставете фактура като допълнение.
Извършването на корекции не изисква съставяне на нов FRT и въвеждането му в счетоводните документи на предприятието.
UPD корекция
В някои случаи се изисква да се коригира FRT, а не да се коригират грешно въведените данни. Например се съставя фактура за доставка или получаване на определен вид стоки (услуги), но при получаване се оказва, че количеството не съответства на действително полученото количество. Регулирането на обема (стойността на товара като цяло) е разрешено както нагоре, така и надолу. Според разпоредбата за изчисляване на ДДС (член 172 от Данъчния кодекс, параграф 10), такива фактори влияят върху финансовото състояние както на продавача (доставчика) на услуги или стоки, така и върху финансовото състояние на техния получател (купувач), и трябва да бъде отразено в документите.
В такава ситуация методите за коригиране на грешки в FRT не са допустими от закона, а неговото коригиране. Съставя се документ за изменение (фактура за корекция), който е допълнение към FRTD и служи като потвърждение на действително получения обем на стоки или услуги и се използва при изчисляване на данъчното облагане, данъчните облекчения.
Ако UPD е изготвен в електронна форма, тогава партньорите трябва да имат споразумение за начина на предаване и формата. И двамата контрагенти са задължени да създадат един формат за FRT, да го прехвърлят само по предварително договорения начин. Това ще позволи избягване на разногласия, премахване на грешки и по-нататъшно редактиране на документа, съставяне на допълнителни първични актове и фактури, извършване на плащания навреме и изцяло.
