Основният инструмент за управление на финансовите потоци на всяка компания е текущата сметка. Компетентното му управление осигурява навременни сетълменти с бизнес партньори, доставчици и изпълнители, служители на организацията и бюджета. Регулирането на безкасовите плащания може да бъде разделено на 2 блока: извършване на транзакции по разплащателната сметка и отразяването им в счетоводните сметки.
Инструкции
Етап 1
Малките предприятия по правило нямат особени проблеми с организацията на плащанията: финансовият работник формира поръчки, отвежда ги в банката или ги предава по електронен път чрез системата Клиент-Банка, получава извлечения и ги осчетоводява в счетоводната програма. Ако говорим за холдинг, който обединява няколко десетки юридически лица, е необходима система за управление на текущата сметка.
Стъпка 2
Организирайте счетоводството на документите, получени за плащане от различни подразделения на компанията: регистрирайте ги в специален дневник или електронен файл с достъп до локалната мрежа. Съхранявайте сметките, спецификациите, сервизните бележки и други приложения за прехвърляне на средства в различни устройства за съхранение по съответната тема: данъци, заплати, плащания към основните доставчици, комунални разходи, сетълменти на заем и др.
Стъпка 3
Когато правите платежни нареждания, внимателно проверявайте банковите данни на получателя, размера на плащането и неговата цел. Никой не е имунизиран от грешки, следователно, когато подавате готови плащания за проверка и подпис на главния счетоводител, приложете към всяка поръчка първичния документ, въз основа на който е съставен.
Стъпка 4
Като правило е важно служителите, които са оставили искане за плащане на каквито и да е разходи, да знаят датата и номера на платежното нареждане. За да не се разсейвате от търсенията с всеки въпрос, водете ежедневен консолидиран регистър на транзакциите по текущата сметка. Той трябва да съдържа информация за получателя, размера и целта на плащането, с много юридически лица в компанията - за платеца, както и номера на поръчката.
Стъпка 5
Такъв регистър на транзакциите може да бъде съставен ръчно, но неговата автоматизирана версия ще бъде най-оптималната. Повечето счетоводни софтуери имат подобна функция или е възможно да я създадете.
Стъпка 6
За удобство съхранявайте резюме на плащанията в споделен файл или го публикувайте в готов вид в локалната мрежа на вашата организация. По този начин всички заинтересовани страни могат да получат необходимата им информация.
Стъпка 7
За да не пропуснете сроковете за редовни плащания, съставете календар за планирани разходи: данъци, лихвени плащания по заеми, редовни траншове по договори и др.
Стъпка 8
За да отразите правилно транзакциите по разплащателната сметка в счетоводството, съгласувайте се с главния счетоводител при написването на стандартни транзакции и се фокусирайте върху тях, когато публикувате банкови извлечения.
Стъпка 9
Не забравяйте да инсталирате системата "Клиент-банка". Това ще ви позволи да избягвате ежедневните пътувания до банката и да ускорите плащанията, тъй като касата не трябва да ги обработва ръчно. Почти всички такива програми поддържат функции за обмен със счетоводни програми: зареждане на платежни нареждания и разтоварване на извлечения.
Стъпка 10
Разбира се, автоматизацията на сетълментите не отменя хартиени документи, така че не забравяйте редовно да получавате извлечения по сметки от банката и да ги прехвърляте в счетоводния отдел.
