Всеки ден в организацията се извършват определени бизнес операции и процеси: придобиване и потребление на ресурси, експедиране на продукти, разчети с купувачи, финансови организации, доставчици и т.н. Всички тези операции трябва да бъдат отразени в първичните документи непременно.
Инструкции
Етап 1
Основният е документ, който регистрира факта на бизнес сделка. За повечето счетоводни документи има стандартни формуляри. В някои случаи организацията може да разработи своя собствена форма за регистриране на някои бизнес транзакции. Само тези документи, които съдържат всички необходими данни, могат да бъдат приети за счетоводство. Тези подробности включват:
- име на основния документ;
- името на организацията, съставила този документ;
- името и данните за страните, участващи в операцията;
- дата на изготвяне на документа;
- името и съдържанието на бизнес транзакцията;
- списък на длъжностните лица, отговорни за стопанската операция;
- подписи на отговорни лица.
Първичните документи трябва да бъдат съставени по време на сделката или веднага след нейното приключване.
Стъпка 2
Всички документи, с които счетоводителят се занимава, могат да бъдат разделени на две групи: външни и вътрешни. Външните документи идват в предприятието от различни изпълнители на организацията. Контрагенти могат да бъдат финансови институции, купувачи и доставчици, държавни агенции и банки, данъчни власти. При получаване на какъвто и да е документ е необходимо преди всичко да се определи дали този документ е счетоводен, дали съдържа информация за стопанска транзакция. След това трябва да проверите подробностите, наличието на подписи и печати. Необходимо е също така внимателно да се провери съдържанието на бизнес транзакцията, както и да се определи периодът, към който принадлежи полученият счетоводен документ.
Стъпка 3
Вътрешните първични счетоводни документи се съставят в самата организация. Такива документи могат да бъдат административни и изпълнителни. Административните документи съдържат заповеди, инструкции и указания за необходимостта от извършване на определени стопански операции. Изпълнителна или оправдателна присъда регистрира факта на сделката. Често един първичен документ може да бъде както административен, така и изпълнителен. За систематизиране на сметките се съставят счетоводни документи въз основа на административни и изпълнителни документи.
Стъпка 4
Основният е документ, който регистрира факта на бизнес сделка. За повечето счетоводни документи работата с първични документи се регулира от Федералния закон „За счетоводството“. В съответствие с този закон е невъзможно да се коригират парични и банкови документи, всички останали документи могат да бъдат изменени.
Стъпка 5
За работа с първични документи в организацията се формира график на работния поток. Такъв график е необходим, за да се определи времето на движение на документите в рамките на организацията и да се определят изпълнителите на бизнес транзакцията.
