Ръководството на всяко предприятие трябва да вземе предвид много фактори, както външни, така и вътрешни, в своята дейност. Не всички планове се изпълняват по предназначение. Служителите, решавайки възложените задачи, могат да допускат неволни грешки или да се оттеглят от възложените им задължения. Ето защо мениджърът трябва да изпълнява контролни функции ежедневно.
За какво е контролът?
Дейностите на една организация, било то бизнес структура или държавна институция, непрекъснато се извършват в променяща се среда. Една от функциите на апарата за управление е да вземе предвид такива промени и да направи корекции в производствените процеси. В същото време мениджърът трябва правилно да организира персонала и да го мотивира да изпълнява текущи и бъдещи задачи.
Редовният и планиран контрол върху дейностите на подчинените е неразделна функция на управлението. По този начин можете своевременно да идентифицирате недостатъци в работата на служителите, да откривате грешки и грешни изчисления. Не всички смущения в работата на предприятието се дължат на грешни действия на персонала. Понякога грешките се правят от самите мениджъри, например, изкривявайки смисъла на заповедите, идващи отгоре.
Контролът от позицията на ръководството е ясна и добре обмислена система от мерки за проверка на коректността на изпълнението на инструкциите и заповедите на ръководството. Тази концепция включва и наблюдение на стриктното изпълнение на служителите на техните функционални задължения. В организация, в която значителна част от работата се извършва от хора, а не от машини и механизми, контролът е пряко свързан с понятието власт и административното регулиране на дейностите.
Контролът като управленска функция
Задачата на системата за контрол е да установи някои стандарти, по които служителите трябва да се ръководят в своята дейност. За да бъде контролът ефективен, са необходими еталони, чрез които мениджърът да може да оцени представянето на всеки служител. Разликата между стандартните и постигнатите резултати трябва да бъде основата за изменение на работните процеси.
Контролните функции в управлението влизат в сила още на етапа на планиране на дейностите на организацията. Когато съставят работни планове за отдели, мениджърите трябва да предвидят мерки за проверка в тях, като посочват времето за тяхното изпълнение и лицето, отговорно за изпълнението. Планираният характер на контрола дава възможност да се извършва одит на дейностите не от отделен случай, а по систематичен начин.
Крайната цел на контрола е да се постигне състояние на нещата, при което управлението на организацията е фокусирано върху най-ефективното изпълнение на показателите за изпълнение. Когато планира контролни дейности, ръководителят трябва да вземе предвид психологическите характеристики на отделните служители и на екипа като цяло. Неправилно структурираната система за проверка може да повлияе негативно на персонала, може да доведе до намаляване на мотивацията и увеличаване на напрежението.
