Участието в изложения и панаири е важен механизъм за популяризиране на продукт или услуга на всяка организация на пазара. Ето защо подготовката за участие трябва да се извършва в режим от особено значение. В тази дейност няма дреболии, защото всеки детайл, изложен на широки кръгове от обществото, може да има както положителни, така и отрицателни резултати.
По правило организацията на представянето на компанията на изложения пада върху плещите на отделите за връзки с обществеността, пресцентровете, както и на други структурни подразделения, участващи в изложбени и панаирни дейности. Ако няма такива трудови резерви, тогава цялата организация участва в организацията, от ръководството до офис персонала.
До голяма степен представянето на компания зависи от естеството на изложението. Промишлените събития по правило обединяват фигури от определена бизнес област: търговия, строителство, научна дейност и др. По този начин компанията трябва да бъде готова да види постиженията на своите партньори и конкуренти на съседни щандове. Честотата на изложението също влияе върху това как трябва да бъде проектиран щандът. За годишни събития е неприемливо да се използват остарели презентационни материали, разработени въз основа на неподходяща информация.
Процесът на подготовка за изложението започва няколко месеца преди началото му. Първата стъпка към създаването на презентационен материал е изготвянето на концепция. Този схематичен план за участие включва списък на презентационни материали: щандове, банери, видео и аудио продукти, брошури и други материали. Архивът на изложбеното участие, съставен от отделите за връзки с обществеността, ще позволи да се подготви оптималното количество материал. В същото време се одобрява разчетът на разходите за производството на презентационни материали.
На този етап е важно да се идентифицират силните страни на компанията, т.е. неговия продукт или услуга. Конкурентните предимства трябва да бъдат ясно съобщени на потенциалните потребители чрез презентационни материали - брошури, банери, видеоклипове. Не трябва да забравяме и за специални инсталации на щандове, които могат да бъдат направени по желание на клиента - модел на ново оборудване или визуална панорама на произвежданите материали. Ако дадена компания произвежда нечупливи ястия, тогава на специализирано изложение би било уместно да се демонстрира качеството на продукта, като се даде възможност на всеки да опита да повреди продукта.
Освен това би било етично правилно да се предвиди възможност за дълъг разговор между заинтересован посетител на изложбата и представител на компанията. На щанда трябва да бъде инсталиран блок с бележки и химикалки, така че всеки да може да прави бележки в процеса на получаване на необходимата информация. Желателно е тези аксесоари да бъдат маркирани с фирменото лого.
Втората стъпка е да се изработят варианти на проекти за банери и инсталации на щандове. Като правило това се прави с помощта на корпоративна цветова схема, шрифт и лого. Размерите на всички щандове са направени или закупени, като се вземе предвид размерът на презентационната клетка.
Следващият етап е подборът на персонал, който да работи на щанда. Често презентацията се извършва от служителите на компанията. Важен плюс на този подход е, че специалистите могат компетентно да разкажат за дейностите на организацията и, ако е необходимо, да отговорят на въпроси, които посетителите на изложбата могат да имат. Допълнителни служители за участие в презентацията могат да бъдат наети като статисти за разпространение на флаери, попълване на въпросници и др.
Ефективността на участието се определя чрез просто изчисляване на обема на установените партньорства. Колкото по-голям е интересът на посетителите на изложението към оформлението на презентацията, толкова по-голям е ефектът от участието на компанията в събитието. Затова е по-добре заявлението за участие в изложбата да е подадено едно от първите, така че участникът да има първата възможност да избере мястото на щанда. Освен това не трябва да отказвате предложенията на организаторите на изложението да действат като специален партньор на събитието. Това предимство ще увеличи броя на ротациите на името на организацията по време на изложението, а също така ще има положителен ефект върху имиджа на компанията.
